Apostillar Certificados

Los ordenamientos jurídicos de la mayoría de los países cuentan con dos opciones disponibles para validar los documentos expedidos en el país de origen. En el caso España, la legislación se acoge al método de apostillado y legalización de documentos.

Cada uno de estos métodos tiene algo en común, ya que permiten la legalización de documentos, y tanto la apostilla de documentos como la legalización no vencen. Pero también tienen una serie de diferencias entre sí. ¿De qué trata cada uno de ellos exactamente? ¿En qué casos conviene utilizar uno u otro? ¿Cuál es la diferencia entre apostillar y legalizar?

¿Qué es la Apostilla de la Haya?

La Apostilla de la Haya es una opción que permite apostillar certificados y legalizar documentos, regulada por el Convenio de la Conferencia de la Haya de Derecho Internacional Privado de 5 de octubre de 1961. Este modo de legalizar documentos únicamente es válido en aquellos países que estén acogidos al Convenio de la Apostilla.

Su uso está muy extendido, pues hasta el año 2017, según el Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación, hay un total de 112 países firmantes del Convenio de la Haya sobre la Apostilla.

El certificado apostillado por la Haya consiste en colocar sobre el propio documento público o anexar en una hoja aparte, una anotación que certificará la autenticidad de los documentos públicos expedidos en otro país. Por lo tanto, lo que se demuestra al apostillar documentos es que efectivamente han sido validados por un Funcionario Público competente del país emisor, dejando constancia a través de su firma y sello. Verificar la autenticidad de la firma y el sello es la única formalidad para hacer efectiva la apostilla.

El aspecto más relevante de apostillar los documentos es que suprime el trámite de legalización tradicional de documentos (precisamente este fue el motivo para realizarse el Convenio). Esto  favorece un importante ahorro de tiempo, al no ser necesario acudir a distintos organismos para el sellado y firma de cada uno de los documentos públicos. Así que, apostillar es una forma más simplificada de legalizar documentos.

¿Qué documentos puedo apostillar?

La actual legislación permite apostillar un documento en España siempre que reúna las siguientes características:

  • Documentos judiciales: documentos emanados de una autoridad o funcionario vinculado a una jurisdicción del Estado, incluyendo los provenientes del Ministerio Público o de un secretario, oficial o agente judicial.
  • Documentos administrativos.
  • Certificaciones oficiales: certificados que hayan sido puestos sobre documentos privados, tales como la certificación del registro de un documento, la certificación sobre la certeza de una fecha y las autenticaciones oficiales y notariales de firmas en documentos de carácter privado.

Dentro de los certificados oficiales, se puede apostillar los siguientes documentos:

  • Apostillar certificado de matrimonio
  • Apostillar certificado de nacimiento
  • Apostillar certificado de defunción

En cambio, no se podrán apostillar:

  • Documentos expedidos por funcionarios diplomáticos o consulares.
  • Documentos administrativos relacionados directamente con una operación comercial o aduanera.
  • Documentos exentos de ser legalizados o apostillados.

¿Qué trata la legalización de documentos?

La legalización de documentos públicos consiste en un acto administrativo que otorga validez a un documento público en el extranjero. Para que se pueda legalizar un documento público a través de esta vía, es necesario cumplir una serie de pasos continuos. Además, los funcionarios públicos del país en donde se expidió el documento deberán certificar su autenticidad, mientras que la embajada o consulado del país receptor se encargará de autentificar las firmas.

Se puede legalizar una gran cantidad de documentos, debido a ello algunos poseen unas pautas para realizarse de manera distinta a otro. En España interviene la sección de legalización del Ministerio de Asuntos Exteriores sobre documentos expedidos por una autoridad consular en este país.

Asimismo, si no se trata de una autoridad consular, en el país de origen intervendrá el mismo ministerio y la representación diplomática o consular española del Estado al que se expide.

Entre los documentos exentos de legalización en España están:

  • Documentos académicos que se presentan en los registros de las Embajadas y Consulados de España.
  • Documentos académicos que se presentan en el registro del Ministerio de Educación de España.

¿Cuáles son las diferencias entre uno y otro?

La Apostilla de la Haya es una legalización única de documentos públicos que se logra con la anexión de una hoja emitida por el Funcionario competente designado por la legislación de cada país. En cambio, en las legalizaciones tradicionales, deben hacerse por cada documento individualizado en cuestión.

El apostillado requiere una sola formalidad, la de verificación de autenticidad por parte del funcionario del país destino de la apostille colocada a los documentos públicos. Mientras, en la legalización esa formalidad es extendida, requiere de un proceso más amplio o en cadena que necesita la participación de varios funcionarios para la aplicación de sellados, firmas y verificaciones.

Apostillar certificados o legalizar: ¿Cuál conviene más?

Recordemos que para apostillar documentos el país de destino del documento debe ser firmante del Convenio de la Haya sobre la Apostilla, por lo que la legalización de documentos será el único instrumento necesario para aquellos países que no han suscrito dicho Convenio. En la actualidad ha venido creciendo el número de países firmantes del Convenio.

La Apostilla de la Haya brinda un proceso simplificado, lejos del proceso burocrático que representa la legalización y que resulta confuso para muchos ciudadanos. Apostillando documentos sin duda es la vía menos engorrosa y te saltas todo el proceso en cadena de legalización de documentos.

Inclusive, en España a través de otros tratados se ha venido suprimiendo el proceso tradicional de legalizaciones (a pesar de que las naciones tratantes sean menos numerosa que los firmantes del Convenio de la Haya sobre la Apostilla).  

Si vas a dirigirte a una determinada nación y resulta que es firmante del Convenio de la Haya, es recomendable optar por la apostilla de documentos públicos. En cambio, si el destino no es firmante tendría que realizar la legalización a través de la vía tradicional.

De todas maneras, sus documentos estarán autenticados y legalizados para su total uso en el exterior y su validez es de por vida.