Los ordenamientos jurídicos modernos de la mayoría de los países, aplican dos formas de hacer válidos los documentos expedidos en el país de origen en el exterior. Así vemos como en la legislación española se acoge al apostillado y a la legalización de documentos.

Cada una de ellas tienen algo en común, se trata de un método de legalización de documentos y tanto la apostilla como la legalización no vence, pero ¿De qué se trata cada uno de ellos? ¿En cuáles casos me conviene utilizar uno u otro? Y sobre todo ¿Cuál es la diferencia entre apostillar y legalizar?, ésta y otras dudas trataremos de despejarlas a continuación.

Información importante para emigrantes:

¿Qué es la Apostilla de la Haya?

La Apostilla de la Haya es una forma de legalización de documentos, está regulado por el Convenio de la Conferencia de la Haya de Derecho Internacional Privado de 5 de octubre de 1961, en donde este modo de legalizar solo es válido para los países que han suscrito el Convenio de la Apostilla.

Su uso está muy extendido, pues hasta el año 2017 según fuente del Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación, hay un total de 112 países firmantes del Convenio de la Haya sobre la Apostilla.

Consiste básicamente en colocar sobre el propio documento público o anexar en una hoja aparte una anotación que certificará la autenticidad de los documentos públicos expedidos en otro país. Por lo tanto, lo que demuestra la apostilla es que efectivamente ha sido validado por un Funcionario Público competente del país emisor a través de su firma y sello. Verificar la autencidad de firma y sello es la única formalidad para hacer efectiva la apostilla.

El aspecto mas relevante de apostillar los documentos es que suprime el trámite de legalización tradicional de documentos (precisamente este fue el motivo para realizarse el Convenio) por la cual se ahorra lo engorroso que suele ser acudir a distintos organismos para el sellado y firma de cada uno de los documentos públicos, dinero y sobre todo tiempo. Así que, apostillar es una forma más simplificada de legalizar documentos.

¿Qué documentos puedo apostillar?

  • Documentos judiciales: Documentos emanados de una autoridad o funcionario vinculado a una jurisdicción del Estado, incluyendo los provenientes del Ministerio Público o de un secretario, oficial o agente judicial.
  • Documentos administrativos.
  • Certificaciones oficiales que hayan sido puestas sobre documentos privados, tales como la certificación del registro de un documento, la certificación sobre la certeza de una fecha y las autenticaciones oficiales y notariales de firmas en documentos de carácter privado.

Y no se aplica a:

  • los documentos expedidos por funcionarios diplomáticos o consulares.
  • los documentos administrativos relacionados directamente con una operación comercial o aduanera.
  • los documentos que, en aplicación de otros Convenios Internacionales, estén exentos de ser legalizados o apostillados.

¿De qué se trata la legalización de documentos?

Es la legalización tradicional de los documentos públicos.

Consiste en un acto administrativo que otorga validez de un documento público en el extranjero. Para que se pueda legalizar un documento público a través de esta vía se necesita cumplir una serie de pasos contínuos, los funcionarios públicos del país en donde se expidió el documento deben certificar su autenticidad y la embajada o consulado del país receptor autentificar las firmas.

Se puede legalizar una gran cantidad de documentos, debido a ello algunos poseen unas pautas para realizarse distintas de otras. En España interviene la sección de legalización del Ministerio de Asuntos Exteriores sobre documentos expedidos por una autoridad consular en este país.

Asimismo si no se trata de una autoridad consular, en el país de origen intervendrá el mismo ministerio y la representación diplomática o consular española del Estado al que se expide.

Entre los documentos exentos de legalización en España están:

  • Documentos académicos que se presentan en los registros de las Embajadas y Consulados de España.
  • Documentos académicos que se presentan en el registro del Ministerio de Educación de España.

Ahora bien, ¿Cuáles son las diferencias entre uno y otro?

La Apostilla de la Haya es una legalización única de documentos públicos que se logra con la anexión de una hoja emitida por el Funcionario competente designado por la legislación de cada país. En cambio en las legalizaciones tradicionales deben hacerse por cada documento individualizado en cuestión.

El apostillado requiere una sola formalidad, la de verificación de autenticidad por parte del funcionario del país destino de la apostille colocada a los documentos públicos. Mientras, en la legalización esa formalidad es extendida, requiere de un proceso mas amplio o en cadena que requiere la participación de varios funcionarios para la aplicación de sellados, firmas y verificaciones.

Y entonces… ¿entre apostillar o legalizar cuáal conviene mas?

Depende, recordemos que la apostilla solo es válido si el país destino del documento es firmante del Convenio de la Haya sobre la Apostilla, por lo que la legalización de documentos será el único instrumento necesario para aquellos países que no han suscrito dicho Convenio.

En la actualidad ha venido creciendo el numero de países firmantes del Convenio, la Apostilla de la Haya brinda un proceso simplificado, lejos del proceso burocrático que representa la legalización y que resulta confuso para muchos ciudadanos. Apostillando documentos sin duda es la vía menos engorrosa y te saltas todo el proceso en cadena de legalización de documentos.

Inclusive, en España a través de otros tratados se ha venido suprimiendo el proceso tradicional de legalizaciones (a pesar de que las naciones tratantes sean menos numerosa que los firmantes del Convenio de la Haya sobre la Apostilla), tales son los casos del Convenio de Atenas que exime la legalización sobre documentos que se refieran al estado civil o cualquier otro documento que haya sido extendido para la celebración del matrimonio.

El Convenio de Viena que trata sobre los certificados plurilingües de actas de nacimiento, matrimonio y defunción y que no necesita de legalización para ser validado en el país receptor, el Convenio de Londres que exime la legalización de documentos expedidos por los Agentes diplomáticos o consulares y el Canje de Notas son la URSS que exime la legalización de Certificaciones del Registro Civil sólo con Rusia.

En consecuencia, si vas a dirigirte a una determinada nación y resulta que es firmante del Convenio de la Haya, opta por realizar la apostilla de documentos públicos. En cambio si el destino no es firmante tendrías que realizar la legalización por la vía tradicional.

De todas maneras tus documentos estarán autenticados y legalizados para su total uso en el exterior y su validez es de por vida.